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Sistema Informatizado do SUAS Vitória
março 25, 2014
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O Monitoramento do SUAS – O Georeferenciamento e o Serviço Especializado em Abordagem Social (SEAS)
março 26, 2015

O Uso Eficiente da Informação no Atendimento

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Introdução

Informações fragmentadas e fragilizadas nos instrumentos de registro das políticas públicas, interferem diretamente na qualidade do atendimento e nas possibilidades de intervenção por parte do servidor público.

O prontuário é a ferramenta essencial para o atendimento ao cidadão, adequá-lo, adaptá-lo as diretrizes da Política e tornar seu acesso facilitado por parte do trabalhador traz melhorias ao atendimento junto às famílias.

O SIGAFWeb é um software que,através de seu prontuário eletrônico e demais rotinas, permite que o profissional possa ter informações organizadas sobre o munícipe e sua família, coletadas em qualquer unidade de atendimento da Secretaria de Assistência Social/SEMAS de Vitória, expandindo a garantia de direitos e democratizando o acesso a serviços, benefícios e programasde transferência de renda para toda a comunidade da capital.

1. OPORTUNIDADE PERCEBIDA OU PROBLEMA ENFRENTADO

  • SITUAÇÃO ANTERIOR:

A equipe de Vigilância Socioassistencial da SEMAS buscou realizar um levantamento de todos os instrumentos de registro das unidades de atendimento. Foram localizados 53 instrumentos distintos de coleta de dados do munícipe pelos serviços. Nestes instrumentos, havia dados de identificação das famílias, bem como campos que se repetiam de uma unidade para outra e campos muito distintos que não apareciam em todos os cadastros.

Revelava-se ainda que, além dos cadastros dos serviços serem focados no munícipe e não em toda composição familiar, tais dados apontavam a fragmentação dos serviços por público alvo e o desencontro de informações familiares dentro de uma mesma secretaria. Por vezes, tinham-se informações de um membro da família, aquele que frequentava o serviço e pouco se tinha dos demais membros.

O arquivamento dos prontuários dessas famílias nos Centros de Referência da Assistência Social/CRAS era feito em armários arquivos de aço com gavetas onde os prontuários eram separados por bairros e, constantemente eram organizados por ordem alfabética para facilitar sua localização. Os prontuários de cada família eram condicionados em envelopes pardos e etiquetados com o nome do responsável familiar e o bairro. Tal metodologia de acomodação dos prontuários refletia em um grande volume de prontuários nos arquivos e registro dos nomes dos responsáveis familiares incompletos e com apenas iniciais de sobrenomes.

Tal dificuldade em localização do prontuário era relatada pelos próprios trabalhadores de CRAS que começaram a identificar cadastros repetidos de famílias.Cada trabalhador registrava seu atendimento junto à família naquele cadastro localizado por ele, porém,outro trabalhador poderia localizar outro prontuário e registrar seu atendimento neste. A informação de atendimento da família encontrava-se fragmentada pelos vários cadastros.

Na mudança de munícipe e sua família de território de CRAS, a família, por vezes, era atendida por outra unidade de atendimento sem o envio do prontuário físico em tempo hábil, fazendo com que a mesma tenha de iniciar seu processo de cadastramento e atendimento praticamente “do zero”.

Em 2006, um sistema de informação começou a ser estruturado – SISA (Sistema de informações Socioassistenciais) – para integrar os vários dados coletados pelas unidades de atendimento da SEMAS e qualificar o atendimento. Em 2008, a Gerência de Atenção à Família, gerência responsável pelos 12 CRAS Vitória, já possuía um software – SIGAF (Sistema de Informação da Gerência de Atenção à Família) –no intuito de cadastramento único e de gerar relatórios de benefícios eventuais. Para alguns benefícios eram gerados folhas de pagamento que, após o recolhimento de todos os documentos necessários dos requerentes, havia a conferência de documentação para a elegibilidade para os benefícios, trazendo morosidade para o pagamento.

Além de poucas informações, o sistema vigente não trazia a proposta completa de prontuário eletrônico e muito menos informações complexas e pertinentes a subsidiar um atendimento com intervenções nos padrões exigidos pelos munícipes e de direito.

Esta descrição aponta para a necessidade de um repositório eletrônico de todas as informações socioassistenciais, e administrativas das famílias em substituição aos prontuários em papel.

  • DIAGNÓSTICO

Ao final de cada ano, a Gerência de Gestão da Assistência Social/GGAS, a qual a Vigilância Socioassistencial compõe como coordenação, sistematiza os relatórios de cada gerência no intuito de produzir um documento único de informação sobre os atendimentos e ações para toda a Secretaria. Ao analisar os relatórios apresentados por estes setores sobre perfil dos cidadãos atendidos, confirmavam-se itens distintos e muito específicos sobre o munícipe de acordo com o que compunha os seus instrumentos de registros. Além disso, as categorias que havia em comum como escolaridade, faixa etária, raça, estado civil, faixa de renda possuíam classificações diferenciadas e não seguia um padrão, o que não permitia a integração das informações para a gestão. Avaliava-se a necessidade de padronização de categorias, nomenclaturas, conceitos buscando atender ao Sistema Único de Assistência Social/SUAS e consequentemente qualificando a informação para o gestor municipal no que tange a melhoria do atendimento.

Com relação aos prontuários físicos, as demandas apresentadas eram levantadas em reuniões de coordenadores de unidades como barreira no processo de qualificação do atendimento, constantemente eram apresentadas solução provisória para a acessibilidade dos prontuários por parte da equipe como registro das famílias cadastradas no mês em listagem única ou mesmo em caderno ata para a identificação que a família já possuía prontuário no arquivo. Havia a necessidade de realizar um controle mais efetivo de famílias já cadastradas e na localização de seus prontuários.

As equipes das unidades de atendimento ainda citavam as reuniões para estudos de caso, onde cada serviço levava “seu prontuário do munícipe” ou mesmo buscavam identificar a própria composição familiar envolvida para intervenções integradas e mais eficazes. É importante salientar que tais momentos se tornavam possíveis quando se tratava de situações extremas de vulnerabilidade e risco a qual a família estava submetida, não havendo recurso/instrumento que identificasse claramente tais indícios de forma a gerar intervenções de prevenção pela proteção social básica. As equipes realizam listagens de famílias que atendiam e buscavam assim repassar a informação de forma a identificar em quais serviços elas já haviam acessado.

O SIGAF não possuía estrutura para registrar a evolução do atendimento (relato do atendimento) reforçando a dependência dos profissionais ao prontuário físico.

Os trabalhadores de CRAS, ao analisar os fluxos de trabalho buscando planejar melhores soluções para qualificação do atendimento apontavam para a necessidade de um direcionamento, um protocolo de atendimento ao cidadão, revelavam que o munícipe acabava optando por ser atendido pelo mesmo trabalhador, tanto pelo receio de ter que novamente relatar sua história e expor suas fragilidades quanto por se adaptar ao atendimento de dado trabalhador. Tal relação traz à tona a personalização do atendimento e não a identificação da família ao serviço, direito do cidadão, condição essencial à política pública.

Para que estas questões levantadas em reuniões de planejamento dos serviços fossem solucionadas, era necessária uma forma de controle do cadastramento das famílias, um sistema que buscasse no banco de dados das unidades, informações mínimas que impossibilitassem que um novo cadastro fosse realizado e que novas informações fossem inseridas naquele já existente garantindo a continuidade da intervenção junto à família. A proposta é que houvesse um sistema informatizado integrando todos os equipamentos da secretaria, assim um único prontuário para todos os serviços permitiria a atenção integrada pelos serviços socioassistenciais.

2. SOLUÇÃO ADOTADA

  • OBJETIVOS

Buscando atender a qualificação do atendimento em um nível de excelência, direito do cidadão, a gestão trabalhou no projeto SIGAFWeb, desenvolvendo um software que, dentre outros objetivos, se tornaria o prontuário eletrônico utilizado por toda a rede Socioassistencial da SEMAS, organizando a acessibilidade ao cadastro das famílias e permitindo acesso a todos os trabalhadores que possuíssem login ao sistema informatizado.

OSIGAFWeb permite que o trabalhador identifique as famílias já cadastradas minimizado seu recadastramento e traz o formato do prontuário SUASVitória, com diretrizes da Política Nacional de Assistência Social, direcionando e orientando os trabalhadores naquilo que compete ao atendimento realizado pela Assistência Social.

Uma ferramenta informatizada traz outras vantagens para o atendimento, agiliza o acesso à informação do munícipe com relação a documentação, demais dados cadastrais e permite respostas mais rápidas sobre a elegibilidade destes para programas, serviços e benefícios Socioassistenciais. Informações sistematizadas e com integração de outros bancos de dados como o CADÚNICo (Cadastro Único para Programas Sociais), o Sistema de Pagamento do programa Bolsa Família (SIBEC) e o de descumprimento de condicionalidades (SICON) conferem maior fidedignidade a informação do prontuário, permitindo a democratização do acesso aos benefícios e serviços socioassistenciais aqueles que realmente deles necessitarem.

Outro formato de atendimento bastante pontuado pela Política Pública são os atendimentos coletivos (grupos, oficinas, eventos, ações comunitárias) que precisam ter maior visibilidade, pois apontam para objetivos específicos e de mobilização da comunidade na busca de seus direitos. O SIGAFWeb aponta para todas as ações possíveis de intervenção (ações particularizadas ou coletivas) com registros no prontuário do munícipe para melhor atende-lo em sua demanda.

Esta ferramenta de atendimento não só coleta informações para atendimento, mas para a melhor gestão das unidades, como o registro de todas as demandas apresentadas e o direcionamento dado a cada uma delas, antes mesmo do momento do atendimento. As demandas que não puderam ser supridas pelo serviço são informações consistentes ao gestor municipal da Política no que tange a futuras intervenções para a melhoria da oferta de serviços socioassistenciais.

É importante ainda salientar que todo o processo de qualificação do trabalhador interfere diretamente na qualidade do atendimento. Para o melhor uso do SIGAFWeb, todos os trabalhadores passam por capacitações de forma que conheçam todos os dados contidos no prontuário bem como seus desdobramentos e que possam utilizar as mais variadas informações de acordo com as demandas apresentadas pelos munícipes. Todas essas são estratégias analisadas e apontadas no desenvolvimento do SIGAFWEb para qualificar o atendimento ao cidadão da maneira a que ele tem direito: com garantias, acessibilidade e informação.

  • METODOLOGIA

A situação e o diagnóstico apresentado, já havia despertado na gestão municipal, a preocupação com relação aos registros, relatórios de concessão de benefícios e a forma como se dava os desdobramentos dos atendimentos realizados pelos serviços desta Secretaria.

Em 2010, a coordenadora da Vigilância Socioassistencial iniciou os trâmites administrativos visando desenvolver um software que atendesse a todos os objetivos propostos anteriormente e as diretrizes postas para o setor de Vigilância Socioassistencial.

Foi necessário realizar um diagnóstico do campo tecnológico das unidades de atendimento da SEMAS de forma a elaborar um processo de aquisição de novos computadores para todos os serviços, acrescenta-se a migração do sistema gerenciador do banco de dados do MySQL, utilizado inicialmente para leitura de banco, para o MSSQLServer, utilizado pela PMV em seus servidores de bancos de dados. E já era apontado o processo de instalação de fibra óptica nos 12 CRAS Vitória, recurso necessário para o uso da nova ferramenta de atendimento.

Em 2011, a equipe de Vigilância contava com analistas de sistemas, estagiário de tecnologia da informação, assistente social, estagiários de serviço social, sociólogo e estagiário de estatística para a leitura dos dados coletados. E em 2012, houve a contratação de um psicólogo para integrar a equipe.

Um grupo de trabalho foi organizado com a indicação de trabalhadores de todos os serviços da assistência social de forma a modelar o sistema visando a integração dos diversos tipos de atendimentos das unidades, com o intuito de qualificar e reduzir os recursos assim como o tempo destinado aos atendimentos. O Grupo se reuniu até meados de 2012, foi elaborado um Manual de Operacionalização do SIGAFWeb contendo conceitos para preenchimento do prontuário único e como registrar as atividades na agenda do trabalhador e realizar o atendimento ao munícipe via web.

A folha de pagamento para os auxílios pagos pela Gerência de Atenção à Família foi reeditada para melhor desempenho no sistema e reduzir erros na geração dos arquivos contábeis. Em 2012, a equipe solicitou a inclusão de um profissional de psicologia visando garantir a equipe mínima da assistência social e com experiência de trabalho nas unidades de atendimento da SEMAS.

Com a transposição do SIGAF para uma plataforma totalmente nova e web, com a metodologia de desenvolvimento baseada no Extreme Program (XP) e a banco de dados pelo SQLserver, novas possibilidades apareceram para qualificar o atendimento ao cidadão. A escolha pelo desenvolvimento XP condiz com a diretriz da equipe de Vigilância no que tange a construção de uma ferramenta totalmente integrada aos anseios dos seus usuários.

Em junho de 2012, o SIGAFWeb estava publicado e pronto para uso pelos 12 CRAS Vitória.

Para um adequado uso da ferramenta que atingisse o objetivo de qualificar o atendimento ao cidadão, foi realizada junto aos trabalhadores processos de formação, em laboratório de informática para o ensino do instrumento informatizado cujos facilitadores eram a própria equipe da Vigilância, a mesma que desenvolvia o sistema. Foram disponibilizadas 23 turmas para a formação totalizando 441 trabalhadores, as turmas eram distintas por perfil de acesso do trabalhador (técnico, administrativo, educador social, etc.)

A equipe de profissionais de “humanas” se reunia com a equipe de “Tecnologia da Informação/TI´s” (assim foram designadosas duas equipes que compõem a Vigilância) para elaborarem um protótipo dos campos para àquele serviço, selecionando rotinas já utilizadas e elaborando novas que se adequassem ao projeto; a própria equipe realizava os primeiros testes de rotina, dando erros, eram encaminhados aos TI´s para revisão; se necessário, a Vigilância apresentava o formato do projeto a equipe do serviço, caso contrário, a equipe de humanas elaborava informativos – documentos mais simples que o manual – que esclareciam e orientavam sobre os novos campos colocados no SIGAFWeb, estes informativos eram enviados por e-mail antes mesmo da publicação dos novos processos.

  • INVESTIMENTO

A excelência no desenvolvimento do SIGAFWeb se deu com a postura da gestão da política de Assistência Social pela melhoria da administração dos serviços com recurso já disponibilizado pela gestão municipal e com menor custo.

A equipe de Vigilância Socioassistencial, desenvolvedora do SIGAFWeb, é formada por trabalhadores da própria secretaria, não se tratando de uma empresa de consultoria, externa ao ambiente da Política de Assistência Social.Para complementação dessa equipe, foi realizado a contratação de 04 analistas em tecnologia da informação. Para o desenvolvimento do software que atendesse a política de Assistência Social, a SEMAS investiu aproximadamente R$ 208.000,00(duzentos e oito mil reais) na folha de pagamento destes profissionais em 2 anos de desenvolvimento.

O acervo tecnológico da equipe é composto por computadores com configuração padrão para o serviço público e utiliza da fibra óptica instalada na Secretaria de Assistência Social.

A SEMAS, através do desenvolvimento do software acabou por integrar a Assistência Social ao setor de Tecnologia da Informação da Prefeitura de Vitória. A Subsecretaria de Tecnologia da Informação/SUB-Ti disponibilizou acesso a um servidor com sistema de gerenciamento de banco de dados (MSSQLServer) para a implantação do banco de dados SIGAFWeb, e outro servidor de aplicação para hospedagem do aplicativo. Tal parceria permitiu garantir maior segurança aos dados registrados no sistema e pouco investimento por parte da secretaria por se tratar de uma ferramenta já licenciada para uso pela Prefeitura de Vitória.

A inovação está em um padrão de software adequado e que atenda ao município, e não em um padrão de venda por parte de consultorias, desenvolvido por profissionais que interagem diretamente com a política e acima de tudo com recurso interna da prefeitura. Valorização dos próprios profissionais enquanto parceiros da equipe que desenvolve a ferramenta de atendimento e gestão.

As formações de todos os trabalhadores para a operacionalização do SIGAFWeb são realizadas pela própria equipe sem contratação de facilitadores externos cujo pagamento se dá através de legislação específica.

O material pedagógico e instrucional (Manual de Operacionalização) é elaborado pela equipe de Vigilância através de pesquisas aos documentos oficiais da Política e com o auxílio de todos os trabalhadores através de reuniões com as equipes, grupos de trabalho, suporte e formação SIGAFWeb.

Os analistas de sistemas utilizam ferramentas livres para o desenvolvimento de aplicativos, ou seja, não pagas visando possibilitar o desenvolvimento do SIGAFWeb para a vertente do público, sem custos para a administração pública.

  • OBSTÁCULOS

A informatização do atendimento trouxe ansiedade e modernização para as unidades de atendimento, não foi um processo fácil, pois trazia consigo a mudança de hábitos de registro no papel para um banco de dados informatizado. A possibilidade do uso de computador para atender o munícipe, inicialmente, foi vista pelos trabalhadores com certa frieza no atendimento e dificuldades na construção de vínculo junto à família. As formações com o uso de computadores e a possibilidade de mudança no SIGAFWeb por parte de quem o operacionaliza, permitiu que pudessem experimentar e sugerir novas alternativas para que o receio não se concretizasse.

A mudança de conceitos e nomenclaturas comumente utilizadas por cada serviço trouxe certa dificuldade para as definições padronizadas acordadas pelos grupos de trabalho. As formações e os manuais transformaram-se em um recurso de registro para o que havia sido definido, porém apenas isso não garantiria a validade dos conceitos. O próprio prontuário SUAS Vitória é um exemplo que a construção coletiva diminui barreiras, pois, cada vez mais serviços o utilizam.

A instabilidade da rede de internet e a baixa velocidade dos serviços, são diagnosticados nas unidades que estão em imóveis alugados, em contrapartida, as unidades que estão em imóveis próprios da prefeitura de Vitória, a fibra óptica instalada atende adequadamente o uso do SIGAFWeb.

  • INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES

O SIGAFWeb é acessado através do link: http://sigaf.vitoria.es.gov.br/e como orientado logo na tela principal, é de uso exclusivo de trabalhadores desta secretaria. Ao acessar, o usuário do SIGAFWeb tem disponibilizado o Manual de Operacionalização com todas as informações necessárias para o uso adequado da ferramenta bem como conceitos imprescindíveis para o registro no sistema.

Já foram realizadas visitas técnicas de servidores de outras localidades para conhecer a experiência da Vigilância do município e a ferramenta SIGAFWeb.

Buscando publicizar a experiência e o desenvolvimento do SIGAFWeb, a equipe foi convidada para alguns eventos e tal apresentação trouxeram várias reflexões da equipe sobre o próprio trabalho.

Porém o foco no atendimento ao cidadão não é a única diretriz deste projeto, há ainda o uso eficiente dos recursos públicos, valorização do servidor, uso das tecnologias de informação e comunicação, práticas transformadoras, cada uma, ressaltada por rotinas específicas desenvolvidas pela equipe. O SIGAFWeb se tornou mais que uma ferramenta de atendimento mas também uma ferramenta de gestão. Relatórios de atendimentos, infraestrutura e Recurso Humano podem ser gerados de forma a oferecer informações pertinentes a gestão que interferem diretamente na operacionalização da Política Pública. Atualmente 43 unidades de atendimento utilizam o SIGAFWeb o que corresponde a aproximadamente 300 trabalhadores. Todas as unidades da SEMAS estão adequadas ao uso do SIGAFWeb.

3. CARACTERÍSTICAS DA INICIATIVA

  • RELEVÂNCIA SOCIAL DO TEMA E DO OBJETIVO

O SIGAFWeb, por se tratar de uma ferramenta de atendimento informatizada da Política Municipal de Assistência Social de Vitória e contemplando o prontuário eletrônico do munícipe, traz a integração de informações necessária para um atendimento de qualidade . O prontuário SUAS Vitória, por estar em meio virtual possibilita que sejam colocadas um maior número de informações do que seria possível o prontuário físico. O prontuário está disposto em abas por temas relevantes (documentos, habitação, convivência comunitária e familiar, cultura, esporte e lazer, vida e dignidade, saúde, educação e trabalho, justiça) a fim de orientar o trabalhador no próprio processo de atendimento. Além do que, vem sendo percebido o registro de informações no prontuário SUAS Vitória que seriam necessários pesquisas (mais custos) para os resultados que revelam como a relação aos vínculos familiares e comunitários de determinado território, o registro do interesse em cursos profissionalizantes, questões relacionadas à saúde sem perder de vista a política de assistência social e direcionando o munícipe para atendimentos especializados, identificação de violação de direitos por parte do poder público e de supostos violadores e a possibilidade de melhor verificação da elegibilidade para programas e serviços socioassistenciais.

O SIGAFWeb possui a importação de importantes bancos de dados que otimizam o tempo do trabalhador no processo da tomada de decisão no atendimento ao munícipe. A informatização do atendimento através do SIGAFWeb, permite acesso facilitado ao prontuário SUAS por parte do servidor que atende a comunidade, reduz os inúmeros formulários utilizados no processo de atendimento em aproximadamente 60 a 70% do quantitativo utilizado anteriormente, o custo de pessoal e automotivo necessários para a transferência do prontuário físico de uma unidade para a outra, menor tempo de espera do munícipe para iniciar seu atendimento devido a localização de seu prontuário físico, redução no tempo do atendimento para cadastramento das famílias uma vez já cadastrados no sistema, melhor avaliação de elegibilidade para programas, serviços e benefícios orientando o munícipe adequadamente, redução de investimento em recursos humanos na geração de folhas de pagamento tanto da SEMAS quanto da SEMFA ( Secretaria Municipal da Fazenda). A comunidade é melhor atendida e os recursos humanos da SEMAS melhor utilizados.

  • CARÁTER INOVADOR

A SEMAS/Vitória compõe a estatística de um terço das secretarias municipais de assistência social do Brasil em possuir um setor de vigilância socioassistencial instituído, setor este responsável pela sistematização das informações e análises de dados para subsídio ao gestor municipal que desenvolve o SIGAFWEB além de outras atribuições.

A intersetorialidade se apresenta no SIGAFWEB pela geração de folhas de pagamento (arquivos contábeis e arquivos bancários) para a SEHAB (Secretaria de Habitação) e SEMFA (Secretaria de Fazenda) no que diz respeito aos seus programas habitacionais e, de mesma metodologia, para os programas Socioassistenciais e benefícios eventuais da SEMAS, agilizando o pagamento aos cidadãos de que deles são de direito.

A metodologia de construção do software não se limita a equipe que a desenvolve, pois para cada questão a ser desenvolvida e programada no sistema são necessárias reuniões junto as equipes atuantes para que possam ter praticidade de uso e seja realmente utilizado através da identificação de cada trabalhador com os campos desenvolvidos.

A integração de outros bancos de dados como citado anteriormente, amplia as informações sobre as famílias e melhor direciona as ações dos servidores junto às famílias.

O software já encontra-se preparado para qualquer interconectividade com outros sistemas de informação municipais visando a integração junto ao cartão metropolitano de serviços. Acrescenta-se a possibilidade de desenvolvimento da identificação do cidadão não só por documentação, mas biometria, digitais, e outros recursos inovadores.

O SIGAFWEb é uma inovação que representa uma evolução no processo de atendimento da famílias, já que consiste em um registro eletrônico que reside em um sistema especificamente projetado para apoiar os usuários (equipe técnica, gestores e auxiliares), fornecendo acesso a um completo conjunto de dados, alertas, sistemas de apoio à decisão e outros recursos que possibilita uma maior qualidade no atendimento.

  • DESENVOLVIMENTO DE PARCERIAS

O SIGAFWEB também se tornou uma ferramenta mais segura e estável graças aintegração da Assistência Social junto a SUB-TI (SEMFA) que fornece o servidor da prefeitura para acomodar o banco de dados utilizado pelo software. As atualizações e alterações do software passam primeiro pela equipe de analistas que conferem segurança e adequação ao SIGAFWeb. Além disso, a SEMFA participa ativamente no que se refere às folhas de pagamento de benefícios gerados pelo SIGAFWeb para prestação de contas da Prefeitura.

As capacitações aos servidores desta secretaria para o uso da ferramenta se dá na Escola de Governo (PMV) e na Escola Técnica de Saúde (SEMUS), locais que possuem laboratórios de informática adequados a formação de um sistema informatizado de atendimento.

A equipe de Vigilância Scocioassistencial ainda busca a Secretaria de Estado de Assistência e Direitos Humanos/SEADH para aprimoramento das nomenclaturas utilizadas nos campos do SIGAFWeb para atendimento bem como sua conceituação, construindo um espaço de discussão deste setor nos encontros metropolitanos de Vigilância que ocorrem desde abril/2014.

  • RELAÇÃO CUSTO- BENEFÍCIO

A identidade do Software desenvolvido pelos próprios trabalhadores da SEMAS se revela diferente do que tem sido percebido por softwares de empresas para consultoria e desenvolvimento de software no que tange a efetividade daquilo que se precisa de informação. A Equipe interdisciplinar com profissionais que possuem experiência com a Política de Assistência Social há mais de 2 anos traz um caráter de knowhow para a política pública.

Os recursos tecnológicos por computadores da própria Prefeitura de Vitória, e utilizando apenas os recursos internos traz uma otimização de custos ao gestor municipal.

A consciência ambiental e o uso consciente dos recursos públicos, tão em voga nos discursos dos objetivos do milênio, apontam para a redução do uso de papel pelos trabalhadores visto realizarem atendimento com registro online e gerarem relatórios pelo próprio sistema.

O acesso rápido a informações cadastrais e de atendimento em detrimento a busca pelo prontuário físico e a informação que subsidiaria o atendimento colocam o SIGAFWeb numa contrapartida a impossibilidade de acesso a informações quando a família reside em um território e é atendida por outro equipamento do outro lado da cidade até mesmo por serviços que nunca antes atenderam a família.

A Administração pública otimiza o atendimento e o cidadão é melhor atendido.

4. RESULTADOS ALCANÇADOS

  • EFETIVIDADE DE RESULTADOS

O órgão gestor utilizou de recursos humanos próprios e experientes com a política para o desenvolvimento desta ferramenta de atendimento e de gestão. O Sistema desenvolvido dentro das diretrizes de trabalho da SEMAS, permite identificar pessoas em situação de rua, quem são, onde foram abordadas, motivo de sua ida para a rua e principais vulnerabilidades e potencialidades, há uma combinação de informações que resultam no campo Diagnóstico familiar onde informações referentes a escolaridade, trabalho, saúde, convivência familiar, acesso a serviços de cultura e lazer e cumprimento de medidas socioeducativas possam ser apontadas e não sendo necessário folhear prontuários físicos e realizar relatórios frequentemente afim de atualizar os dados sobre o munícipe e sua família. Tais dados oferecem subsídios ao gestor municipal para a melhor tomada de decisão com relação à oferta do serviço mais adequado de acordo com a demanda dos atendimentos e de acordo com o contexto social de cada território. Permite ainda integrar as ações realizados as 47.097 famílias cadastradas no SIGAFWeb, sendo 142.494pessoas cadastradas, por 44 unidades de atendimento e pelos 1013 trabalhadores, também cadastrados no sistema, desta Secretaria. O sistema também possui um cadastro das unidades de atendimento bem como sua estrutura de atendimento (física e de RH) como dos cadastros dos próprios trabalhadores gerando senhas para acesso limitado de acordo com o perfil acordado atendendo ao sigilo da informação dos munícipes e da inserção de informações de acordo com as atribuições de cada cargo e função.

Em 2012, apenas 12 unidades de atendimento utilizam o SIGAFWeb, os CRAS Vitória. Desde 2013, já foi iniciado a etapa de cadastramento de munícipes no SIGAFWeb pelas63 unidades de atendimento, a meta é cobrir 100% das unidades de atendimento da SEMAS até o final de 2014.

Segundo dados do SIBEC (referente a folha de pagamento do Programa Bolsa Família), existem no município de Vitória 11.806 famílias beneficiárias do programa, destas 10.731 constam cadastradas no SIGAFWeb, o que traz já um indício de ação: realizar busca ativa as famílias que ainda não estão cadastradas no sistema e realizar as devidas intervenções a fim de atingir 100% de cobertura as beneficiários do Programa. Outra informação é o cadastramento de 278 pessoas em situação de rua cadastradas no SIGAFWeb, o que possibilita melhor acompanhamento por parte de qualquer unidade desta secretaria.

  • POSSIBILIDADE DE MULTIPLICAÇÃO

O SIGAFWEB por se tratar de um software público, e utilizar aplicativos livres não traz custo a SEMAS, sua estrutura atende a qualquer município que atue dentro das diretrizes da Política Nacional de Assistência Social e que, por termos de cooperação técnica, pode ser utilizada por outras secretarias municipais.

A equipe trabalhou com embasamento em parâmetros nacionais, que orientam todos os municípios na operacionalização da política de Assistência Social. A forma de programação do sistema permite ainda que sejam desenvolvidas informações regionalizadas de acordo com cada município.

Caso se deseje o desenvolvimento de um software, a melhor forma é aproveitar o recurso humano e a infraestrutura que por vezes fica dispersa em cada secretaria buscando que os gastos públicos não sejam feitos para ações similares ou até mesmo para contratação de uma equipe que já esta no quadro de servidores. Acrescenta-se a identificação junto a secretaria de gestão, administrativa, aquela secretaria responsável pelos sistemas de informação da prefeitura e verificar o que é possível ser realizado. Não menos importante é a organização da equipe para o desenvolvimento do software, além de analistas com o propósito de um trabalho conjunto com outros profissionais da área.

O trabalho ainda deve ser desenvolvido junto as equipes que atuam diretamente na operacionalização da política. O resultado deste trabalho deve ser registrado em manuais e guias de orientação a fim de dar subsídio aos trabalhadores e de forma que seja um marco validado a todos os usuários do sistema.

5. APRENDIZAGEM

  • APRENDIZADO

O desenvolvimento do SIGAFWeb permitiu conhecer profundamente as legislações, guias de orientações, documentos oficiais e diretrizes para uma efetiva política de Assistência Social.

Como se trata de uma ferramenta de utilização pelos trabalhadores, permite que você adeque a metodologia de trabalho para se chegar nos objetivos propostos para a Assistência Social.

Os resultados apresentados pelo SIGAFWEB só veio a confirmar que, por território, os dados municipais revelam várias “Vitórias” dentro de uma mesma, com dificuldades e potencialidades distintas onde dados gerais do município não dariam conta de revelar tais realidades.

Por vezes, as formações e as reuniões junto as equipe de atendimento volta-se para a discussão da própria Política sendo essencial para o amadurecimento desta, o processo permanente de reflexão sobre as rotinas dos serviços, onde estamos e aonde queremos chegar.

  • FATORES DE SUCESSO

Possuir um gestor municipal que coordenou diretamente as ações da Vigilância Socioassistencial afirmou o propósito deste setor para a Política Municipal de Assistência Social. O gestor municipal ao compreender completamente os objetivos da Vigilância Socioassistencial traz para o desenvolvimento da ferramenta de atendimento a diretriz para a padronização de informações e a sistematização dos dados fortalecendo não só a gestão como qualificando o atendimento ao cidadão.

O perfil da equipe desenvolvedora precisa ser adequado aos objetivos do projeto, embora uma equipe interdisciplinar, os profissionais da Vigilância possuíam atribuições específicas mas objetivos únicos.

O reconhecimento pelo Ministério de Desenvolvimento e Combate à Fome – MDS sobre o SIGAFWeb trouxe visibilidade do projeto a outros municípios e estados, o que aproximou outros profissionais na discussão da Política de Assistência Social.

Outro fator que propiciou a efetivação do projeto,foi a institucionalização, no organograma da Secretaria Municipal de Assistência Social, de um setor responsável pelo processo aqui apresentado com atribuições bem definidas e planejamento para atingir tais objetivos.

  • PERSPECTIVAS FUTURAS

O SIGAFWeb passou por um processo de implantação em todas as unidades de atendimento, agora passa pela fase de implementação principalmente nas unidades de média e alta complexidade da assistência social. A equipe vem realizando visitas técnicas as unidades referidas para o efetivo uso da ferramenta de atendimento.

Já vem sendo discutido a interconectividade entre os sistemas de saúde, assistência social e educação visando garantir a integralidade do atendimento ao cidadão.

Além disso, para atender integralmente ao munícipe e sua família, é importante envolver as unidades de atendimento da rede privada da assistência social inscritas no Conselho Municipal de Assistência Social – COMASV no SIGAFWeb.

Campos referentes a denúncias sobre violação a crianças e adolescentes estarão chegando diretamente ao Conselho Tutelar pelo link direto no SIGAFWeb. Além de anônima, o link permitirá que o registro possa ter mais informações, pois garante o sigilo do denunciante e possa identificar melhor a suposta vítima e o suposto violador.

Não só o atendimento garante a eficiência da política de Assistência Social, será desenvolvido o plano de acompanhamento individual (PIA) e familiar (PAF) dos munícipes em acompanhamento pelos serviços socioassistenciais.

  • COMPARTILHAMENTO DE INFORMAÇÕES SOBRE A EXPERIÊNCIA

A busca por profissionais em tecnologia de informação e profissionais conhecedores da política pública onde se busca informatizar já é um indicativo da transformação de um projeto de software em realidade. Os profissionais precisam compor uma equipe integrada e que dialogue na construção do software. A secretaria precisa garantir a estabilidade desta equipe, o ideal é que sejam articulados profissionais efetivos para desenvolverem tal ação.

A equipe interdisciplinar precisa de estrutura física para a realização do projeto, dentre os existentes na secretaria, buscar computadores patrimoniados com maior capacidade de memória e com bom acesso a internet.

Caso ainda as secretarias possuam dificuldades financeiras para tal projeto, o IGD-SUAS (Índice de Gestão Descentralizada do SUAS) pode ser utilizados por aqueles munícipios que atendam aos critérios e recebam o repasse financeiro.

Em se tratando de software, possuir um aplicativo de treinamento (cópia do aplicativo de produção) onde possam ser realizados testes permanentes pela equipe é de fundamental importância para garantir maior eficiência do sistema desenvolvido. Após os testes, há a diminuição dos erros de desenvolvimento e assim não interfere significativamente no aplicativo de produção, utilizado pelas unidades de atendimento.

Clarice Machado Imperial Girelli, Cristiano Luiz Ribeiro de Araújo, Danielle Merísio Fernandes Alexandre, Gilvano Almeida Santos, Anderson Tadeu Sgrancio, Bruno Nunes de Souza, Esley Alves de Farias, Fernando Damazio Feliz da cruz, Graziella Almeida Lorentz

( Artigo inscrito na premiação INOVES 2014 do Governo do Estado do Espírito Santo e ganhador na categoria Atendimento ao Cidadão, Vitória-ES, 2014)

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